Resmi Mektup Yazım Kuralları ve Örnekleri

Resmi Mektup Nedir  ve Resmi Mektup Örneği

 

Resmi kelimesi, devlete ait, devletle ilgili, özel  kelimesinin karşıtı olan bir kelimedir.  Resmi kısaca devletle ilgili demektir. O halde  resmi mektup, devletle ilgili mektup anlamına gelir.  Devlet ise asttan üste doğru hiyerarşik bir üzen kurmuş olan, yönetilenlerden başlayarak, en üst  makama kadar giden yönetim ve yönetim kademelerinden oluşur. En alttan başlayarak en üste kadar kademe kademe yükselen   yönetenler düzeni içinde  devletin işleyişi ile ilgili olarak, halktan üst makamlara, alta makamlardan üst makamlara, eşit düzeyli makamlarla, üst makamdan alt makamlara pek çok  emir, talep, iş, görev, sorumluluklar, hizmetler, duyurular ve tebliğler ile ilgili pek çok yazışma gerekir.  Üstelik devlet dairelerinde ve yönetim kademelerinde her husus bu yazılar ile  belgelenmeli, tarih ve sayı  verilerek  kayda geçirilmeli on beş gün içinde cevabı verilmeli ve bu belgeler süreli veya  süresiz olarak arşivlenmelidir.  Bu yazışmalara ise resmi mektup denilir.

Resmi Mektup:  Halkın resmi dairelere, , alt makamların üstü veya eşit makamlara,  üst makamların alt veya  eşit makamlara, resmî dairelerin ve tüzel  kuruluşlara yazdıkları  resmî yazılarla; vatandaşların başvurularına verdikleri yazılı cevaplara denir.

 

Resmi Mektuplarda  çeşitli kurallar vardır.

Resmî mektuplar; Çizgisiz beyaz kâğıda yazılmalı,  kâğıdın üst  tarafından 4 cm, sağ tarafından 4 cm, sol tarafından ise 3 cm boşluk bırakılmalıdır.  İki santim aşağıda ve ortada olmak üzere yazının yazıldığı kurumun adresi olmalıdır.

Başlık, metin ve son kısım diye üç bölüme ayrılır. Başlıkta gönderen makam, dosya numarası, tarih, konu, adres ve ilgiler bulunur. Alt makam üst makama” arz eder” . Üst makam alt makama yazmış ise” gereğinin yapılmasını “ister.  Eşit makamlar ise bir birilerine bildirir veya rica eder.

Resmi Mektup Şablonu

 

                                                                      T.C.

                                                       İSTANBUL VALİLİĞİ

                                                       İl Milli Eğitim Müdürlüğü

 

        Sayı: B.08.0.PGM.0.20.11.14-114-560/1901  20/11/2014

         Konu :....................................................

 

                                 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA

                                         (Personel Genel Müdürlüğü)

   ( Metin içeriği )    

                  .....................................................................................................................................                 ..............................................................................................................................................

                  .................................................................................................................                                                                   
                                                                                                                     Tarih 
                                                                                                                     İmza

                                                                                                                    Okul Müdürü 

    20.11.14  Müdür Yardımcısı:

   20.11.14   Müdür Yardımcısı:

    Adres: .............................................................................

     ..........................................................................................

 

Örnek 1

                                                               TC

                                                  HATAY VALİLİĞİ

                                       İl Gıda Tarım Hayvancılık Müdürlüğü

 

     Sayı    :  85114081  /         23/03/2015
       Konu  : Hatay’a Hayat Verenler

    

                          GIDA TARIM VE HAYVANCILIK BAKANLIĞINA

                             (Eğitim Yayım ve Yayınlar Dairesi Başkanlığı)

                                                                                            ANKARA 

      İlgi:        26/01/2015 Tarih ve 33735898-821.05/455  Sayılı Yazınız

                    

                       İlgi yazıda belirtildiği üzere “Hatay’a Hayat Verenler” etkinliğine İlimizden aday                           gösterilen projeler için aday gösterme formları hatayahayatverenler [email protected] e- posta  
          adresine    gönderilerek  ilave bilgiler ekte sunulmuştur. 

             

                                                                                                                                Ali  Uyar
                                                                                                                                Vali Adına 
                                                                                                                                İl Müdürü